Ultimo bij UMC Utrecht
Het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU) is 5 jaar geleden gestart met het project KUBUS. KUBUS staat voor Klantgerichte Bedrijfsvoering UMC Utrecht met Ultimo en SAP. Automatisering en standaardisering helpen UMCU om de gestelde doelen – transparantie, maatwerk, klantvriendelijkheid en kostenbeheersing – te verwezenlijken.
Om de gestelde doelen te behalen heeft het Facilitair Bedrijf van het UMCU de lat hoog gelegd. De professionalisering moest vorm krijgen door de klanten nog beter te informeren, kosten meer inzichtelijk te maken en verschillende werkzaamheden te combineren. Deze ambities hadden in hoofdlijnen twee gevolgen voor de organisatie:
-
Een reorganisatie in de vorm van een herschikking van de technische afdelingen en de oprichting van een Facilitair Service Centrum, welke fungeert als centraal aanspreek- en meldpunt voor klanten
-
Het aanbrengen van meer standaardisatie in werkprocessen, wat positieve invloed heeft op de eenduidigheid en de efficiency. Ook geeft dit de ruimte om beter naar de klanten te luisteren en goed maatwerk te leveren binnen duidelijk gestelde werkprocedures
Grote rol voor slimme automatisering
Om de gevolgen te ondervangen en de gestelde doelen te bereiken, bleek de integratie tussen het ERP-systeem en het FMIS een belangrijk onderdeel van het geheel. Hierdoor is een enorme efficiencyslag gemaakt en werden de transparantie en het kostenbewustzijn verhoogd: werkorders, bestellingen, betalingen, financiële gevolgen, planningen, etc. zijn daardoor in één omgeving beschikbaar.
Lees in bijgevoegd artikel (download case) meer over het project KUBUS, de integratie tussen SAP en Ultimo Facility Management, de opgedane leerpunten en de belangrijke rol van menselijke aspecten bij een grootschalig project als dit.
Bronvermelding:
Facility Management Magazine
Editie november 2011, pp. 70, 71, 73
Auteur: Hubertine van den Biggelaar