Voorletters


Achternaam


Geslacht

Organisatie


Adres


Postcode


Plaats


Telefoonnummer


E-mailadres


Ik wil graag informatie over software voor





Ruimte voor vragen en/of opmerkingen


Terugblik Ultimo Ziekenhuiscongres 2012

In navolging op een succesvolle editie van het Ultimo Ziekenhuiscongres in 2011 op locatie bij VU Medisch Centrum is dit jaar ook weer een Ultimo Ziekenhuiscongres gehouden en wel op 8 juni jongstleden. Gezien onze leidende posities binnen de ziekenhuiswereld in zowel Nederland als Vlaanderen is dit jaar gekozen om een hoogwaardig grensoverstijgend congres te organiseren met deelnemers uit Nederland en België. Centraal tijdens het strategisch georiënteerde congres stond de integratie van diensten, processen & technieken binnen ziekenhuizen. Vanuit strategisch oogpunt is dit thema vanuit verschillende invalshoeken belicht door sprekers vanuit de management praktijk. Er waren 175 bezoekers aanwezig, die binnen hun ziekenhuisorganisatie werkzaam zijn op het gebied van facility management, IT service management of maintenance management.

Klantgerichte bedrijfsvoering met Ultimo en SAP

Na een welkomstwoord door mevrouw Celia Noordegraaf, Manager Marketing, Communicatie & Customer Relations van het Jeroen Bosch Ziekenhuis werd het woord gegeven aan Erwin van Geenen. Erwin van Geenen is binnen het UMC Utrecht verantwoordelijk voor de logistieke operatie. De presentatie ging in op een recent project (KUBUS) binnen het ziekenhuis. KUBUS is een organisatie-breed programma gericht op het professionaliseren van de bedrijfsvoering: het verhogen van de efficiency, het verbeteren van de kwaliteit en het verbeteren van de klantfocus. Dit bij alle (ondersteunende) diensten van het ziekenhuis. Wat betreft automatisering is één van de doelen het aantal in gebruik zijnde informatiesystemen fors te gaan inperken. Er is gekozen voor een filosofie van ‘In SAP en Ultimo tenzij…’. Omdat de facilitaire en technische processen minder goed onder te brengen zijn in een ERP-systeem is bewust gekozen voor een groot FMIS naast het ERP-systeem. Bij de herinrichting van Ultimo (Ultimo is immers al sinds eind jaren negentig in gebruik) is gekozen voor zoveel mogelijk standaardisatie en klantgerichtheid. Op het gebied van (diverse) stamgegevens, kosten, inkoop en facturatie is een intelligente interface tussen Ultimo en SAP ingericht om meer gestroomlijnd te werken. Naast de aanleiding van project KUBUS stond Erwin van Geenen stil bij strategische overwegingen, knelpunten en lessons learned. Een hele belangrijke les bij deze schaalgrootte, organisatieveranderingen en onderlinge afhankelijkheden is volgens Van Geenen: “Denk groot, begin klein, groei gecontroleerd.”

Vol auditorium

Een vol auditorium met 175 bezoekers

Integratie van processen & een snelle ITSM implementatie dankzij integratie van technieken

ICT-manager Filip Goyens van Algemeen Ziekenhuis Turnhout was de volgende spreker en ging in op de implementatie van de ITSM software van Ultimo binnen de instelling. Op 1 september 2009 is dit ziekenhuis ontstaan uit een fusie tussen twee andere ziekenhuizen. Met de nieuwe organisatie moest ook een geïntegreerde ICT-dienst in het leven worden geroepen met de inzet van ondersteunende software. Vanuit de andere ondersteunende diensten kwam ook de vraag naar tooling, mede hierdoor is een keuze gemaakt om Ultimo te implementeren. Filip Goyens stipte de snelle ITSM implementatie aan die mogelijk was door te starten met de standaard functionaliteit en de inzet van interfaces met Lansweeper en Active Directory, waarmee respectievelijk de aanwezige IT assets en personeelsgegevens snel in Ultimo werden ingelezen. Hierdoor kon vervolgens veel aandacht geschonken worden aan het functioneren van de servicedesk en het in control komen van de nieuwe ICT-organisatie. Dit werd gevolgd door de succesvolle intrede van Self Service. Stap voor stap wordt de Ultimo ondersteuning binnen de organisatie verder uitgerold ten behoeve van Gebouwenbeheer, Vergaderaccommodaties, Contractenbeheer, etc. Tevens zijn de voorbereidingen gestart voor de inrichting van Ultimo voor de accreditering van de NEN7510 norm (risicomanagement & informatiebeveiliging in de zorg).

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis

De uitgebreide lunchpauze was ten dele bedoeld voor het nuttigen van een heerlijke lunch. De tijd werd echter ook gebruikt voor het in twee rondes rondleiden van de bezoekers door het nieuwe ziekenhuis. Vijf rondleiders namen in totaal tien groepen onder hun hoede en brachten een bezoek aan de technische ruimtes van het ziekenhuis en bijzondere onderdelen van het complex. Ook werd ingegaan op de interne logistiek en de klantbeleving.

Na de pauze maakte technisch adviseur Jacques Suijkerbuijk van het Jeroen Bosch Ziekenhuis de bezoekers deelgenoot van de ervaringen met de bouw van het nieuwe ziekenhuis, de uitdagingen die daarbij kwamen kijken, de wijziging in de bouwplannen en de daadwerkelijke realisatie van de bouw. Ook werd aandacht besteed aan de uitbesteding van het onderhoud en de relatie naar Ultimo in de vorm van de integratie tussen het gebouwbeheersysteem en FMIS om de prestaties te kunnen monitoren. Op 24 juni 2011 is het nieuwe Jeroen Bosch Ziekenhuis officieel geopend door Z.K.H. Prins Willem-Alexander, als sluitstuk van het bouwproject.

Visie op Business Support

Ewout Noordermeer, directeur Ultimo Software Solutions, gaf een presentatie over de visie van de organisatie op het gebied van diverse vormen van Business Support binnen de ziekenhuiswereld, zoals medische technologie, facility services en IT service management. Ultimo Software Solutions heeft de visie en ambitie om de beste integrale oplossing te bieden en te blijven bieden. Verder werd ingegaan op trends & ontwikkelingen die nu en in de nabije toekomst spelen: de wens voor meer overzicht, Self Service, betere communicatie, meer nadruk op klanttevredenheid & prestatiemetingen, samenwerking tussen verschillende disciplines, de nadruk op budgettering, risico’s & kostenbeheersing, het nemen van verantwoordelijkheid, flexibiliteit en het verkrijgen van ‘grip’ op bedrijfsprocessen. Tijdens de presentatie werden deze trends stuk voor stuk behandeld en werd aangetoond op welke wijze Ultimo bij kan dragen aan de praktische toepassing hiervan.

Het succes van Self Service

Laatste spreker was Danny Dockx, Facilitair Directeur van het AZ Sint Elisabeth Herentals. Waar sommige organisaties kiezen voor een stap-voor-stap implementatie van een veranderingsproces koos AZ Sint Elisabeth Herentals voor het omgekeerde. Met een ‘Big Bang’ implementatie van Ultimo, inclusief Self Service, wilde de facilitaire afdeling zorgen voor een snelle intrede van de nieuwe werkwijze. Middels een slimme communicatiecampagne, waarbij medewerkers via posters elke dag voorzien werden van nieuwe informatie omtrent de wijziging, is het gelukt om in één (!) dag volledig over te schakelen naar het gebruik van Ultimo, inclusief Self Service voor de gebruikers. Van de een op de andere dag is het de organisatie dus gelukt om werkaanvragen op papier, via email en telefoon te elimineren en de Self Service portal als centraal communicatiemedium in te zetten. Dit voor alle vragen op het gebied van techniek, facilities, IT en HR. De invoering is door de genoemde communicatiecampagne zeer succesvol verlopen en heeft geleid tot meer gestructureerd werken, een hogere klanttevredenheid en een betere sturing van processen.

Na afloop van het inhoudelijke deel van het programma werden de bezoekers uitgenodigd voor een netwerkborrel. Al met al kijken we terug op een geslaagd event, waarbij vanuit verschillende invalshoeken is bekeken op welke wijze de integratie van verschillende ondersteunende diensten vorm gegeven kan worden en de rol die bewezen Business Support software daarbij kan spelen.

Meer informatie over het Ziekenhuiscongres

Foto’s: via Facebook (Like Ultimo voor regelmatige updates!)
Presentaties: via MyUltimo (inloggen vereist)
Voor overige inlichtingen kunt u contact opnemen met het Ultimo Healthcare team, bestaande uit Jacob-Jan van der Spek, Arjan Vlijm, Robert Jan van Duffelen en Anneloes Holstege. Zij zijn telefonisch te bereiken (0341-423737) of via email (sales@ultimo.net).

Terug