Voorletters


Achternaam


Geslacht

Organisatie


Adres


Postcode


Plaats


Telefoonnummer


E-mailadres


Ik wil graag informatie over software voor





Ruimte voor vragen en/of opmerkingen


Nieuwe module Multi-jobs

In Ultimo bent u gewend om diverse werkzaamheden (zoals meldingen en jobs) te beheren. In de praktijk is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen. U wenst op een slimme wijze aan te geven dat bepaalde werkzaamheden bij elkaar horen én bijvoorbeeld qua volgorde afhankelijk kunnen zijn. Een simpele melding kan impliceren dat meerdere afdelingen/back offices werkzaamheden moeten verrichten om de melding af te handelen. Maak dan vanaf nu gebruik van de module Multi-jobs om op intelligente en eenvoudige wijze multidisciplinaire werkzaamheden te coördineren en af te handelen in Ultimo.

Een tweetal voorbeelden waarvoor u de functionaliteit in zou kunnen zetten:

  1. Nieuwe medewerker. Voordat een nieuwe medewerker goed en wel kan starten dienen er diverse werkzaamheden verricht te worden door verschillende back offices. Denk onder meer aan: plaatsen van meubilair, plaatsen van een pc, installeren van de benodigde software, klaarleggen van een toegangsbadge, klaarleggen van een mobiele telefoon. Activiteiten die vaak pas opgestart kunnen worden nadat een eerdere activiteit is afgerond
  2. Mini project. In dit kader kunt u bijvoorbeeld denken aan het aanleggen van een netwerkaansluiting. De backoffices Gebouwbeheer en IT werken samen aan de realisatie: de gebouwbeheerder trekt de kabels en de IT-afdeling is verantwoordelijk voor het patchen

Werkwijze
U maakt gebruik van vastgestelde sjablonen en afhankelijkheden tussen de verschillende activiteiten, zodat de afzonderlijke werkzaamheden slim gepland en uitgevoerd kunnen worden binnen de daarvoor gestelde termijn. U kunt zelf bepalen of een multi-job opgestart kan worden door een simpele melding via Self Service of alleen door een bevoegd medewerker. Bij het aanmaken van een multi-job wordt gebruik gemaakt van een vastgesteld sjabloon, maar dankzij de flexibiliteit zijn mutaties in een afzonderlijke multi-job door te voeren, bijvoorbeeld door het schrappen van een activiteit, het toevoegen van een extra activiteit of het afwijkend plannen van activiteiten. De doorbelasting van kosten is eenvoudig in te stellen voor alle bijbehorende werkzaamheden.

De aanvrager van een multi-job en andere betrokken personen/back-offices hebben op elk moment inzicht in de status van een multi-job. Ook worden zij op actieve wijze via e-mail/herinneringen geïnformeerd over belangrijke statuswijzigingen in het proces. Een handig hulpmiddel om direct inzicht te krijgen in de status van een multi-job met de afzonderlijke werkzaamheden is de multi-jobplanner (een Gantt-diagram). Hiermee ziet u in één oogopslag de status van de multi-job en bijbehorende werkzaamheden. Naast de totaal geplande doorlooptijd zijn bijvoorbeeld ook de separate doorlooptijden van de onderliggende werkzaamheden inzichtelijk en ziet u de onderlinge afhankelijkheden van deze werkzaamheden. Indien u daarvoor geautoriseerd bent is het ook mogelijk om direct in het diagram te schuiven en zo de planning aan te passen.

De manager of eindverantwoordelijke heeft via rapportages inzicht in de voortgang van multi-jobs en mogelijke knelpunten. Ook wordt voorzien in financiële rapportages met onder meer inzicht in geplande, werkelijke en doorbelaste kosten van multi-jobs en onderliggende werkzaamheden.

Multi-jobs is een optionele module en beschikbaar voor al onze producten (met uitzondering van de Lite-producten).

Meer informatie

Download de leaflet Multi-jobs
Of neem contact met ons op voor meer informatie via het formulier aan de rechterzijde van deze webpagina.

Terug